Een goede rittenregistratie maakt je administratie een stuk makkelijker

Als je voor je bedrijf een aantal bestelwagens, taxi’s, bussen of vrachtwagens op de weg hebt dan wil je natuurlijk weten hoeveel kilometers zij rijden. En het is ook wel handig om op kantoor te kunnen zien waar iedereen is. Altijd handig als de planning ineens moet worden omgegooid vanwege een spoedklus, files of een wegomleiding. Daarom zijn steeds meer bedrijfswagens uitgerust met online tracking. Medewerkers weten dit en accepteren dat hun werkgever altijd kan zien waar ze zijn. Dat is ook niet onlogisch, je bent immers aan het werk.

Verplichte tachograaf

In vrachtwagens en auto’s die voor personenvervoer worden gebruikt, moet een tachograaf worden geplaatst. Deze registreert het aantal gereden kilometers en ook de snelheid. Zo kan worden gecontroleerd of een chauffeur zich aan de regels houdt die zijn opgenomen in de Rijtijdenwet. Hierin worden rij- en rusttijden geregeld. Als een chauffeur te lang achter elkaar doorrijdt dan kan dit leiden tot vermoeidheid en daardoor verminderde concentratie. Dit zorgt niet zelden voor ernstige ongelukken. Daarom moet een chauffeur verplichte rustpauzes inlassen. Daarom zie je langs de snelweg op parkeerplaatsen vaak vrachtwagens staan uit binnen- en buitenland. Deze regels gelden uiteraard ook in andere EU  landen. Als een chauffeur wordt betrapt op het overtreden van de Rijtijdenwet levert dit een forse boete op.

Online tracking van voertuigen

Met een rijtijdensysteem van Accredis kun je op elk moment zien waar een wagen zich bevindt. De GPS tracker zorgt ervoor dat je op een scherm in de bijbehorende app meteen ziet waar iedereen is. Als een klant vraagt hoe laat de levering kan worden verwacht, dan kun je deze direct van de juiste informatie voorzien. Veel pakketbezorgers maken hier gebruik van. De klant kan dan zelf via een link in de gaten houden wanneer de leverancier voor de deur staat. Ook bedrijven die service op locatie verlenen, zoals monteurs van cv installaties en andere apparaten maken er gebruik van. Het is voor de klant heel handig om te weten wanneer de monteur verwacht kan worden zodat ze niet de hele dag stand-by hoeven te zijn en bijvoorbeeld al ruimte kunnen maken zodat de technicus meteen aan het werk kan.

Ritten- en kilometer registratie

Voor de boekhouding is het belangrijk om een goede rittenregistratie belangrijk. Je wilt misschien de gereden kilometers in rekening brengen bij de klant. Of je hebt de gegevens nodig voor je administratie. Bij bedrijfswagens die worden geleased geldt vaak een maximum aantal kilometers per jaar. Het is handig om in de gaten te kunnen houden of dat aantal kilometers niet wordt overschreden, want dat levert vaak flinke extra kosten op. Ook het aantal tankbeurten is van belang voor een goede kostenbeheersing. Daarnaast zijn dit soort gegevens nodig voor de aangiftes BTW en inkomstenbelasting. Als de boekhouding niet op orde is, kan dit een boete of naheffing door de Belastingdienst tot gevolg hebben.

Deze redactionele bijdrage valt buiten de verantwoordelijkheid van de redactie.